Loading...
HomeMy WebLinkAboutMay 20, 2026  Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes Main Committee Room  May 20, 2026 - 07:00 PM Present:   S. Azhar D. Currie K. Hale D. Schick M. Shackleton S. Snyders T. Higgins, Accessibility Coordinator (Staff Liaison) K Hearst, Records, Privacy & Elections Coordinator (Recording Secretary)   Regrets:   B. Ferguson C. Rudberg-Chin A. Topple, Ajax-Pickering Board of Trade Councillor M. Brenner Councillor M. Nagy Review and Approval of Agenda Moved By D. Schick Seconded By D. Currie That the Agenda for the May 20, 2026, Meeting of the Accessibility Advisory Committee  Meeting be approved. Carried Disclosure of Interest There were no disclosures of interest. Approval of Minutes 1. 2. 3. 1 Minutes, April 15, 2026 T. Higgins, Accessibility Coordinator reviewed the April 15, 2026 Minutes and  provided an update on one action item: T. Higgins added a report to the committee for discussion regarding automatic  accessible doors at City facilities. •   Moved By D. Currie Seconded By D. Schick Moved by That the Minutes of the April 15, 2026, Meeting of the Accessibility Advisory  Committee be approved. Carried Delegations/Presentations There were no delegations. New Business Site Plan Review: 1970 Brock Rd, S12/86(R26) (7:10 pm) Isabelle Janton, Senior Planner, Site Planning With the aid of a PDF presentation, I. Janton, Senior Planner, Site Planning  appeared before the Committee to provide an update regarding the site plan  application for 1970 Brock Road. I. Janton provided an overview of the site plan  application for 1970 Brock Road to add high-rise towers with a mixed-use ground  floor over the long-term and requires an official plan amendment, rezoning  application, and site plan application. I. Janton highlighted that the current proposal  is an interim solution to re-use the existing Type-D restaurant with a Type-F  restaurant with a drive-thru. I. Janton noted the changes to accessible parking,  removing the colonnade, the entrances to the building, alterations to existing curbs  to accommodate a drive-thru queue, and the traffic and access challenges due to  the existing layout.   A question and answer period ensued between Committee Members and staff  regarding: 3.1 4. 5. 5.1 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 2 Whether the drive-thru queue is long enough to prevent traffic from spilling  onto major roadways, such as Brock Road and Kingston Road; • The placement of accessible parking spots and pathway from the spots to the  building crossing through the drive-thru queue; • The difficulties with retrofitting the existing site to ensure barrier free  accessibility on the site; • Whether the proposal provides sight lines that will allow for careful navigation  for both pedestrians and vehicles; • Whether the drive-thru restaurant would include accessible washrooms; and,• Whether the pathways from the accessible parking spots the entrance of the  storefronts would be barrier-free. • George Ashe Library and Community Centre (GALCC) Presentation (7:25 pm) Diana Poida, Senior Project Manager, Capital Projects With the aid of a PowerPoint presentation, D. Poida, Senior Project Manager,  Capital Projects, appeared before the Committee to provide an update on George  Ashe Library and Community Centre revitalization project. D. Poida highlighted the  exterior and interior accessibility updates including LED lighting, ramps and  walkways, barrier-free travel and entrance to the facility, and design changes to the  library and staff areas. D. Poida noted that the roof design has led to water pooling  and the renovations to the exterior seek to address water infiltration issues. D.  Poida highlighted the planned road widening along Kingston Road in front of the  facility, and the resulting design changes to the exterior of the facility.   A question and answer period ensued between Committee Members and staff  regarding: The importance of coordinating with Durham Region Transit to ensure public  transit stops are integrated with the facility; • Reaching out to Kelly Ng from Autism Home Base for input on support  services to address sensory needs and mental health accessibility, not just  physical mobility; • What project elements were included in the grant application submitted for this  project; • The shape and design of the proposed accessible ramp leading to the front  door of the facility; • Whether the outdoor play area at the facility was included in the scope of • 5.2 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 3 work; and, Whether the design of the play area can be integrated into the proposed  changes to the exterior of the facility to improve the space and add more  accessible elements. •   T. Higgins to contact William (Bill) Holmes, General Manager of Durham Region Transit (DRT) to request a DRT representative to attend the June Committee meeting to plan collaboration on transit integration with the facility.   D. Poida to provide an update to the Committee in early 2027 on the status of the revitalization project. Fire Station 5 – Update re: AAC Comments (7:55 pm) Diana Poida, Senior Project Manager, Capital Projects With the aid of a PowerPoint presentation, D. Poida, Senior Project Manager,  Capital Projects, appeared before the Committee to provide an update on Fire  Station 5. D. Poida reviewed the feedback that the Committee provided during their  February 18, 2026, meeting and discussed the accessible design elements of the  facility. D. Poida noted that Community Services will be proposing a budget to add a  public art installation at Fire Station 5. D. Poida highlighted that the station will  incorporate alarms, flashing lights, and sirens, and accessible sidewalk crossings to  ensure safety for pedestrians. D. Poida noted that the project at Fire Station 5 will  include a preemption system to allow fire trucks to exit the station onto Bayly Street  safely. D. Poida discussed the timelines for the project with the tender planned for  July 2026, with construction anticipated to start in October 2026.   A question and answer period ensured between Committee Members and staff  regarding: whether there will be a training room at the Fire Station that will be accessible  to community groups for educational visits; • whether the traffic study for the project accounts for the need to anticipate for  future traffic growth in the neighbourhood to account for the residential  development in the area; and, • whether the old Fire Station can continue to be used for a longer period until  Bayly Street has been widened. •   5.3 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 4   2025 Year End Report and 2026 Work Plan– Delegation Planning (8:05 pm) Katherine Hale  Sam Snyders    T. Higgins, Accessibility Coordinator, advised that the 2025 Year End Report and  2026 Work Plan is being presented to Council on Monday, May 25, 2026. He noted  that Committee Members S. Snyders and K. Hale will present the plan report and  plan to Council and asked if any other Committee Members would like to join the  delegation. He highlighted the main themes of the report and work plan to shift the  narrative from basic compliance to proactive future planning, and that the  delegation will give Committee Members the opportunity to express what themes  are important to them.    D. Schick asked to join the delegation of the Committee to Council.   T. Higgins to put forward a request to delegate to Council to include K. Hale, D. Schick, and S. Snyders. 2026 Municipal Election - Information for Committee Members (8:15 pm) Keith Hearst, Records, Elections, and Privacy Coordinator  Tim Higgins, Accessibility Coordinator K. Hearst, Records, Privacy & Elections Coordinator, appeared before the  Committee to provide an overview of the responsibilities of Committee Members  regarding the 2026 Municipal Election. K. Hearst highlighted the distinction between  the role of a Committee Member and the role of a Candidate, and that any Member  seeking to run in the upcoming election cannot use any City of Pickering resources  or their role on the Committee for any campaign purposes.   K. Hearst to provide all Committee Members with the City's Use of Corporate Resources for Election Purposes Procedure and link to the Candidate Information web page for the 2026 Municipal Election. Report to Council: Automatic Accessible Doors at City Facilities (8:20 pm) Tim Higgins, Accessibility Coordinator 5.4 5.5 5.6 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 5 T. Higgins, Accessibility Coordinator, advised that he shared a draft report to all  Committee Members regarding Automatic Doors at City Facilities and invited  comments from the Committee to confirm the contents of the report. He requested  that the Committee seek a motion to endorse the draft report to be brought forward  at the June Council Meeting.   Discussion ensued regarding: the accessible doors on the arena side of Chestnut Hill Developments  Recreation Complex; • continuity of process to ensure the operation of the accessible doors across  all facilities and taking timely action when a door at a facility stop working; • heightening the issue of the accessible doors to staff to ensure a proactive  approach to repair accessible doors; • reporting mechanisms for when doors are not working include the use of a QR  code. •   Moved By K. Hale Seconded By S. Snyders That the Pickering Accessibility Advisory Committee (PAAC) endorse the draft  report on Automatic Accessible Doors to advance to Council. Carried Inclusive Play Spaces (8:30 pm) Sam Snyders With the aid of a PowerPoint presentation, S. Snyders presented on inclusive play  spaces at Bonita Park and Lynn Heights Park. S. Snyders highlighted that  accessibility should always be considered in design and during projects to ensure  that all people can access play spaces independently. S. Snyders noted that Bonita  Park was one of seven parks included in the City's application to the Community  Sport and Recreation Infrastructure Fund (CSRIF). S. Snyders spoke to the  accessibility-minded features of Bonita Park and Lynn Heights Park and where  further accessible features can be implemented in both parks. S. Snyders spoke to  the long-term effects of including inaccessible elements in park design and that the  Committee be included to provide feedback on park redevelopment projects in the  design phase.   Discussion ensued regarding: 5.7 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 6 that Bonita Park and Lynn Heights Park were not included in the eight parks  that PAAC was consulted on that had rubberized surfaces installed and  overhaul of accessibility features; • the long-term redevelopment plan for City parks across the municipality;• whether the changes to playgrounds can be addressed through operating  budgets if they are small; • that the City received a grant to make playgrounds more accessible for the  public; and, • whether parks should only meet minimum accessibility requirements or if  more features are required to be inclusive and accessible by design as best  practices have moved on from the minimum standards in AODA. •   Moved By S. Snyders Seconded By D. Currie That PAAC recommends that City staff report back to the Committee and Council  regarding the accessibility review consultation process and design consideration  associated with the redevelopment of Bonita Park and Lynn Heights Park including: accessibility consideration related to surfacing materials and continuous  accessible routes; • alignment with AODA objectives and City Accessibility commitments;• opportunities to strengthen PAAC involvement earlier in future redevelopment  projects; and, • whether retrofit measures and barrier-reduction options should be considered  for Bonita Park and Lynn Heights Park where warranted. • Carried Multi-Year Accessibility Plan (MYAP) Planning – Partners and Emergent Themes (8:40 pm) Tim Higgins, Accessibility Coordinator T. Higgins, Accessibility Coordinator, advised that he provided the Committee with a  survey of sent to different advocacy and stakeholder groups regarding events  around the City to receive feedback regarding accessibility. He noted that he will  use this feedback when developing the multi-year accessibility plan to be presented  during the next term of Council.   Discussion ensued regarding: 5.8 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 7 collaborating with a broad network of community partners to receive feedback  and develop community support for the plan; • the City's accessibility plan and building in statements regarding budgeting  and the real cost of accessibility features, not just minimum standards in  playgrounds and outdoor spaces; • whether bench-marking from historically planned developments is appropriate  and focusing on emerging themes and best practices to guide accessibility  projects; • ensuring that future development is guided from an accessibility perspective;• the themes and methodology to include in the multi-year accessibility plan to  ensure that Pickering continues to be a leader in accessibility; and, • accessibility as a positive cost and using proactive active design and  collaboration with community partners to reduce costs. • National Accessibility Awareness Week (NAAW) Events (8:45 pm) Tim Higgins, Accessibility Coordinator T. Higgins, Accessibility Coordinator, updated to the Committee regarding National  Accessibility Awareness Week. He highlighted the challenges of navigating the high  volume if events being held by many organizations simultaneously.   T. Higgins to provide Committee Members with a spreadsheet of events for Nation Accessibility Awareness Week that Members can attend. Canada Day – Tranquility Tent (8:50 pm) Tim Higgins, Accessibility Coordinator T. Higgins, Accessibility Coordinator, updated the Committee regarding the  Tranquility Tent at Esplanade Park during Canada Day celebrations. He noted the  tent has been successful in the past with many members of the community  attending in previous Canada Day celebrations. He advised the Committee that he  created a roster so that Committee Members can ensure coverage at the tent  throughout the day. He highlighted that the tent provides an opportunity to consult  the community regarding accessibility.   T. Higgins to provide Committee Members with a draft roster for the tranquility tent for Members to sign up for an hour or two to be present and host the event. 5.9 5.10 Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 8 Other Business K. Hale updated the Committee regarding inclusive public skating. K. Hale noted S. Snyder  and herself conducted a site visit of O'Brien and Delaney rinks and determined that  Delaney rink should be used given existing accessibility measures including barrier-free  access to the ice surface, accessible washrooms, and universal change rooms. K. Hale  noted that the Delaney rink will not have ice until Fall. K. Hale highlighted that until the pilot  program can be scheduled, the Committee continues to collaborate with community  groups to determine what they would like to see out of a skating program.   S. Snyders updated the Committee regarding the Sandy Beach Road redevelopment, and  the bus stop no longer being accessible. S. Snyders noted the closest bus stop is on  Liverpool Road, which may be a barrier from people and that a temporary bus stop should  be put at Krosno Boulevard while the redevelopment work is in progress. Correspondence There was no correspondence. Next Meeting - June 17, 2026 Adjournment Moved By D. Currie Seconded By D. Schick That the meeting be adjourned. Carried The meeting adjourned at 9:40 p.m. 6. 7. 8. 9. Accessibility Advisory Committee Meeting Minutes May 20, 2026 9